De uitdaging
Maessen Bedrijven is gevestigd in het Noord-Limburgse Venray en van oorsprong een grondverzetbedrijf. Het bedrijf bestaat uit diverse ondernemingen in transport, recycling, grondverzet, sloopwerk en projectontwikkeling. Met een wagenpark van diverse vrachtauto's (zandkiepers), grondwerkmachines en busjes was de administratie een uitdaging.
De Belastingdienst eist dat de administratie van het wagenpark helemaal klopt én dat men aan alle wettelijk vastgestelde eisen voldoet. De ritten werden voorheen handmatig geregistreerd met papieren lijsten — maar dat bleek in de praktijk onhandig en inefficiënt. Bestuurders wisselden regelmatig en het waren praktische mensen, geen administrateurs.
"Voorheen hielden we alles bij op papieren lijsten. In de praktijk bleek dat onhandig en inefficiënt. Onze bestuurders wisselen heel vaak en dat zijn praktische mensen, geen administrateurs."
— Bas Peters, Maessen BedrijvenDe oplossing
Via een autodealer kwamen ze terecht bij Transscope. De Transscope Blackbox werd geïnstalleerd in de voertuigen en registreert sindsdien automatisch elke rit — volledig fiscaalproof conform de eisen van de Belastingdienst en voorzien van het SKRRS-keurmerk.
Transscope ontzorgt Maessen met name door het automatiseren van de handgeschreven ritadministratie met een systeem dat registreert volgens de richtlijnen van de Belastingdienst én voorzien is van het erkende Keurmerk RitRegistratieSystemen.
Het resultaat
Doordat Transscope de data zeven jaar opslaat, heeft Maessen Bedrijven geen risico dat data kwijtraakt of verloren gaat. Daarnaast is het voor het werkproces enorm handig dat men realtime inzicht heeft in waar de medewerkers of het materieel zich bevinden.
"Transscope is belastingdienst gecertificeerd. Ze garanderen een minimale data opslag van zeven jaar. Hierdoor hoeven wij niets te archiveren. Ik hoef geen lijsten te printen en kan op elk gewenst moment tegenover de belastingdienst verantwoorden dat alles onder controle is. Als de belastingdienst langskomt voor controle denk ik: kom maar op!"
— Bas Peters, Maessen BedrijvenInmiddels werkt Maessen Bedrijven al ruim twee jaar samen met Transscope. De diensten voorzien in enorm gemak: realtime inzicht in het wagenpark en geen papierwerk meer. Een succes voor zowel de administratie als de dagelijkse operatie.