Persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening en de verkoop van voertuigsystemen verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten, hun werknemers en derden. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon en/of onderneming. Het verwerken van persoonsgegevens betekent dat wij gegevens vastleggen en in voorkomende gevallen actualiseren en bewaren zo lang als dat nodig is. Wij gaan als vanzelfsprekend uitermate zorgvuldig met persoonsgegevens om. Wij verwerken alleen de aangeleverde persoonsgegevens, die worden verkregen en verband houden met de geleverde voertuigsystemen en de hieraan gelieerde abonnementen in het kader van wagenparkbeheer (door middel van ritregistratie, urenregistratie, carsharing, planningsmodule, voertuigbeveiliging, voertuig- en persoonsregistratie). Dan wel verwerken wij gegevens voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn of voor zover dat noodzakelijk is voor andere doeleinden van ons kantoor en het ook gerechtvaardigd is om de betreffende persoonsgegevens voor dat doel te gebruiken. De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor de persoonsgegevens verwerkt mogen worden en de persoonsgegevens worden niet voor andere zaken gebruikt. Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om ons werk te kunnen doen, zijnde het adviseren van ondernemingen aangaande het wagenparkbeheer, het registreren van voertuigen en personen in combinatie met het voertuig, beveiligen van voertuigen en alles wat hieraan is gelieerd. Indien wij gegevens verwerken voor andere doeleinden dan onze kerntaak of dienstverlening, vragen wij u uitdrukkelijk om uw toestemming de persoonsgegevens te mogen verwerken.

Welke persoonsgegevens

In het bijzonder bij het verwerken van gegevens van personen in combinatie met het gebruik van het voertuig registeren wij de locaties, alwaar de auto en de betreffende persoon met de auto zich bevindt. Om de auto aan een persoon te kunnen liëren beschikken wij over de NAW-gegevens van de persoon en zijn/haar dienstverband, dan wel de relatie tot het gebruik van de auto. Het is niet mogelijk om gelimiteerd aan te geven welke soorten gegevens wij verwerken. Maar in elk geval behoren hiertoe de contact- en adresgegevens, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en/of gezinssamenstelling, BSN, financiële situatie, gezondheidstoestand, etc. Er zijn twee categorieën gegevens: gewone en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn extra privacygevoelig. Bijzondere gegevens zijn onder meer het burgerservicenummer (BSN), gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, gezondheid of strafrechtelijk verleden. Wij verwerken zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens.

Verwerking

Wij mogen gewone persoonsgegevens verwerken, omdat dit noodzakelijk is om ons werk goed te kunnen uitvoeren. Ofwel de verwerking is nodig voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Daarnaast is het zo dat onze klanten ons opdracht geven om bepaalde werkzaamheden voor hen te verrichten. In dat geval is de verwerking van de gegevens ook nodig in het kader van de uitvoering van die opdracht. Wij mogen bijzondere persoonsgegevens verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van onze opdracht. Het verwerken van deze bijzondere gegevens is daarnaast toegestaan wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Onze klanten geven die toestemming doordat ze ons opdracht geven om bij bepaalde opdrachten aan waarheidsvinding te doen of door controle van werknemers vertrouwen te kunnen geven. Het geven van toestemming voor het gebruiken en verwerken van persoonsgegevens staat vermeld in de overeenkomst die wij met klanten sluiten, terwijl de klant beschikt over de toestemming van diens werknemers.

Verstrekken aan derden

Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan derden (zowel verwerkers, als niet zijnde verwerkers) indien de wet ons hiertoe verplicht of indien dit noodzakelijk is in het kader van de dienstverlening. Hierbij kan worden gedacht aan toezenden van (digitale) documenten/stukken (waarin persoonsgegevens zouden kunnen staan) aan de werkgever, opdrachtgever, politie en/of justitie, financieel adviseurs of andere bij zaak betrokken derden. Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon, tenzij de wet ons hiertoe verplicht. Dan wel indien aangifte wordt gedaan van een strafbaar feit bij politie en/of justitie.

Inschakelen van derden

Wij maken bij ons werk gebruik van de diensten van derden, denk aan IT-leveranciers, accountants, telecomleveranciers, etc. Deze derde partijen krijgen dan de beschikking over door ons aangeleverde persoonsgegevens. Als deze derde partijen de gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, sluiten wij met hen zogenaamde verwerkersovereenkomsten om een zorgvuldige verwerking van de gegevens met een goede beveiliging zoveel mogelijk te garanderen. Wij verwerken persoonsgegevens alleen in het kader van onze dienstverlening en voor geen enkel ander doel, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk en specifiek toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwsbrief.

Professioneel beheer en beveiliging

Alle persoonsgegevens bewaren wij in (digitale) mappen. Teneinde een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden maken wij voor het beheer van onze digitale mappen gebruik van professionele en terzake gespecialiseerde dienstverleners. Wij hebben alle noodzakelijke veiligheidsmaatregelen getroffen ter bescherming van uw gegevens, maar wij kunnen u nooit garanderen dat onbevoegden kennis nemen van uw persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de uitvoering van onze opdracht. Na afronding van een opdracht of bij een einde van het abonnement wordt de overeenkomst afgesloten en gearchiveerd. Afgesloten overeenkomsten (en daarmee de persoonsgegevens van die overeenkomst) worden bewaard overeenkomstig de (fiscale) bewaarplicht voor administratie. Als uitgangspunt geldt dus dat de gegevens minimaal 7 jaar na de sluiting ervan worden bewaard. Voorts worden de wettelijke verval- en verjaringstermijnen gevolgd. Dit laatste kan ertoe leiden dat stukken als gevolg daarvan noodzakelijkerwijs langer moeten worden bewaard. Veelal worden fysieke stukken na 10 jaar vernietigd.

Rechten

U heeft het recht om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens te verzoeken of een beperking van de verwerking van een bepaald persoonsgegeven of het wissen daarvan te verzoeken. Ook heeft u het recht om – op verzoek – persoonsgegevens in een gangbaar digitaal formaat aangeleverd te krijgen. Hierbij geldt wel de beperking dat wij kunnen besluiten om geen gehoor te geven aan deze verzoeken indien wij als gevolg daarvan in strijd zouden handelen met wet- en regelgeving en/of in strijd zouden handelen met de overeenkomst met de klant. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens en er kan een klacht worden ingediend bij de toezichthoudende instantie.

Aanpassen privacyverklaring

Transscope Voertuigsystemen heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op elk moment en zonder voorafgaande aankondiging te wijzigen. Aanpassingen worden altijd op de website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze pagina.

Vragen/contact

Heeft u vragen of opmerkingen over het gehanteerde privacybeleid, neem dan contact met ons op.